業務の属人化ってなんのこと？

【脱属人化の指南書】総務業務の可視化戦略

総務部門に巣くう「属人化」という名の病

「属人化」とは、ある業務を特定の人が担当し、その人しかやり方が分からない状態になっていることを指す言葉です。業務内容が多岐にわたり、その頻度も難易度もバラバラだからこそ、総務部門の業務は属人化しやすい傾向があります。

この問題を放置したままにしてしまうと、誰がどんな業務を担当しているのか見えづらくなり、以下のような問題が起こります。

• 現場の「人が足りない」という声を鵜呑みにしてしまい、業務に対して過剰に人材を投下してしまう
• 担当者が辞めたときの引き継ぎがままならない
• メンバーの間に不公平感が漂っており雰囲気が悪い

総務部門にとって属人化は深刻な病なのです。総務部門のマネージャーのみなさま。あなたの会社は大丈夫ですか？

まずは簡単な検診で属人化率を測ろう

まずは総務部門の属人化率を測ってみましょう。〇の図をご覧ください。横軸は「バランス」がとれているかどうか、縦軸は「型化（かたか）」ができているかどうかを測る指標です。

バランスとは…業務が最適配分できているかどうかを測る指標です。

型化とは…業務を行なう上での手順やルールが明確でその情報に誰でもアクセスできる状態かどうかを測る指標です。

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